Man kan inte nå det nya om man lever kvar i det gamla : En kvalitativ studie om aktivitetsbaserat arbetssätt på "Framtidens arbetsplats"

The work environment in Activity-based working (ABW) should be adapted based on the needs and activities that the business requires. Employees lack their own place and are expected to move depending on the task. The working method entails flexibility for both the organization and the employees. The development of digitalization in society has contributed to why ABW has become increasingly popular. Implementation procedure is perceived to influence the outcome and acceptance of the working method. The expectations with ABW are that strengthened self-leadership and increased responsibility will promote productivity and efficiency. This study has a qualitative approach and aims to identify factors that influence the design and implementation of ABW in a public organization. With the help of an abductive approach, the results of the study have emerged. The empirical material was collected through three semi-structured interviews and an online survey. Each of the respondents were involved in the transformation process and the implementation of ABW at “Framtidens arbetsplats” in Skellefteå municipality. The study intends to provide a deeper explanation regarding which factors have been prominent and what effects they have led to. The previous research in the subject contributed to the direction of the study and resulted in three main areas: The transformation process, design and custom-built as well as management and control. The empirical material was analyzed and compared against the theoretical frame of reference. The results show that the respondents' experience of ABW varied, but with a predominantly positive response. ABW was implemented to streamline the use of premises, but that was not communicated to the employees. Participation has been expressed as an important factor throughout the process, but it can also be perceived as involuntary and that the concept is forced on the employees. The working method is adapted to the modern mobile generation and can be seen as discriminating against those who are not as receptive. ABW can not only be introduced at the start since it appears that maintaining and updating are important factors. How employees accept the working method largely depends on managers' views and actions and the corporate culture. According to the results trust-based leadership is applied to the “Framtidens arbetsplats”, which is required because controllability decreases with ABW. Weaknesses in design have been identified since it does not meet everyone's needs based on their tasks. To talk undisturbed is a need that has emerged as an important factor, since classified information is part of their work. Social relations in the workplace are expressed as having been strengthened and weakened. Many expressed social distancing as an effect of ABW, which in turn has created a nesting behavior. It appears that work from home is appreciated, which we believe will affect ABW. This is therefore a proposal for research in future studies.Aktivitetsbaserat arbetssätt (ABW) bygger på att arbetsmiljön är anpassad utifrån de behov och aktiviteter som verksamheten kräver. Medarbetarna saknar egen plats och förväntas förflytta sig beroende på arbetsuppgift. Arbetssättet medför flexibilitet både för organisationen och medarbetarna. Den utvecklade digitaliseringen i samhället har bidragit till att arbetssättet blivit alltmer populärt. Tillvägagångssättet vid implementering upplevs påverka utfallet och acceptansen av arbetssättet. Förväntningarna med ABW är att ett förstärkt självledarskap och ökat ansvarstagande ska främja produktivitet och effektivitet. Studien utgår från en kvalitativ ansats och syftar till att identifiera vilka faktorer som påverkar utformningen och genomförandet av ett aktivitetsbaserat arbetssätt i en offentlig organisation. Med hjälp av ett abduktivt förhållningssätt har studiens resultat vuxit fram. Det empiriska materialet samlades in genom tre semistrukturerade intervjuer samt en enkät. Samtliga respondenter var delaktiga i förändringsprocessen och införandet av ABW på “Framtidens arbetsplats” på Skellefteå kommun. Studien ämnar ge en djupare förklaring till vilka faktorer som varit framträdande och vilka effekter det medfört. Den tidigare forskningen inom ämnet bidrog till studiens riktning och resulterade i tre huvudområden: Förändringsprocessen, design och utformning samt styrning och kontroll. Det empiriska materialet analyserades och jämfördes mot den teoretiska referensramen. Resultatet visar att respondenternas upplevelse gentemot det aktivitetsbaserade arbetssättet varierade, men med en övervägande positiv respons. Beslutet att implementera ABW var att effektivisera lokalutnyttjandet men det var inte vad som förmedlades till medarbetarna. Delaktigheten har uttryckts som en viktig faktor under hela processen men kan uppfattas som ofrivillig, vilket kan ses som att konceptet pressats ut på medarbetarna. Arbetssättet anpassas till den moderna mobila generationen och kan ses diskriminerade mot den som inte är lika mottaglig. Att arbetssättet underhålls samt hålls aktuellt och inte enbart introduceras vid starten har framkommit som en viktig faktor. Hur medarbetarna anammar arbetssättet beror till stor del på chefers synsätt och agerande samt företagskulturen. Resultatet visar att ett tillitsbaserat ledarskap tillämpas på “Framtidens arbetsplats”, vilket krävs eftersom kontrollbarheten minskar med ABW. Svagheter i utformningen har påvisats då den inte uppfyller allas behov baserat på deras arbetsuppgifter. Behovet att prata ostört är något som framkommit som en viktig faktor, då verksamheten behandlar sekretessbelagda uppgifter. De sociala relationerna på arbetsplatsen uttrycks både ha förstärkts och försvagats. Många påpekar social distansering som en effekt av ABW vilket i sin tur skapat ett ockuperingsbeteende. Det har framkommit att hemarbete uppskattas vilket vi anser kan påverka ABW. Detta är därav ett förslag som kan undersökas i fortsatta studier.